État des lieux d'entrée et de sortie : modèle, obligations et conseils 2026

Introduction : l'état des lieux, votre meilleur rempart contre les litiges

L'état des lieux est le document le plus sous-estimé de la relation bailleur-locataire. Pourtant, c'est lui qui détermine si vous pourrez retenir le dépôt de garantie en cas de dégradations, ou si vous devrez assumer seul des réparations coûteuses. Selon les données de la Commission Départementale de Conciliation (CDC), les litiges liés à l'état des lieux et à la restitution du dépôt de garantie représentent environ 30 % des conflits locatifs en France. Un état des lieux mal rédigé, imprécis ou incomplet vous expose à l'impossibilité de retenir quoi que ce soit sur la caution, même en cas de dégradations évidentes.

En 2026, la réglementation encadre strictement la forme et le contenu de l'état des lieux. Le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 fixe le modèle type et les mentions obligatoires. Ne pas respecter ces exigences peut vous coûter cher : un état des lieux jugé non conforme par un tribunal sera écarté, et le logement sera présumé avoir été remis en bon état — rendant impossible toute retenue sur le dépôt de garantie.

Ce guide vous fournit une méthodologie complète, un modèle structuré, les références juridiques essentielles et les outils disponibles en 2026 pour réaliser des états des lieux incontestables. Pour évaluer l'impact des frais de remise en état sur votre rendement, utilisez le simulateur RentaImmo.

Le cadre légal de l'état des lieux en 2026

Les textes de référence

L'état des lieux est encadré par la loi du 6 juillet 1989 (loi n° 89-462) modifiée, notamment :

• Article 3-2 : l'état des lieux est établi de manière contradictoire et amiable lors de la remise et de la restitution des clés
• Décret du 30 mars 2016 (n° 2016-382) : fixe le contenu obligatoire de l'état des lieux et son modèle type
• Article 22 : règles de restitution du dépôt de garantie
• Loi ALUR du 24 mars 2014 : renforcement des obligations, grille de vétusté facultative
• Loi Climat et Résilience du 22 août 2021 : ajout de mentions relatives au DPE

Caractère obligatoire

L'état des lieux est obligatoire pour les baux d'habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989. Il doit être réalisé :

• À l'entrée : lors de la remise des clés au locataire
• À la sortie : lors de la restitution des clés par le locataire

Conséquence de l'absence d'état des lieux d'entrée : si aucun état des lieux d'entrée n'a été dressé, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état (article 1731 du Code civil). En pratique, cette présomption joue en faveur du bailleur si c'est le locataire qui a refusé l'état des lieux, mais en faveur du locataire si c'est le bailleur qui a omis de le faire.

Qui peut réaliser l'état des lieux et à quel coût ?

Exemple concret : pour un appartement de 45 m², si une agence réalise l'état des lieux, le coût maximum est de 135 € (45 × 3 €). Le locataire paiera au maximum 67,50 € et le bailleur au minimum 67,50 €.

Le contenu obligatoire du décret de 2016

Le décret n°2016-382 impose que l'état des lieux contienne les informations suivantes :

Informations générales obligatoires

• Type d'état des lieux (entrée ou sortie)
• Date d'établissement
• Localisation du logement (adresse complète)
• Nom ou dénomination des parties (bailleur et locataire) et domicile ou siège social
• Le cas échéant, nom et domicile des personnes mandatées
• Relevés des compteurs individuels (eau, électricité, gaz) avec les index
• Détail et destination des clés remises (porte d'entrée, boîte aux lettres, cave, garage, badges, télécommandes)

Description pièce par pièce

Pour chaque pièce et chaque élément, l'état des lieux doit préciser :

Le droit du locataire de compléter sous 10 jours

Le locataire a le droit de compléter l'état des lieux d'entrée dans les 10 jours suivant sa signature par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour le chauffage, ce délai est étendu au premier mois de la période de chauffe. En tant que bailleur, vous devez prendre en compte ces observations. En cas de désaccord, vous pouvez faire intervenir un commissaire de justice.

Méthodologie pièce par pièce

Préparation de l'état des lieux

Checklist avant le jour J :

• Imprimer 2 exemplaires du formulaire d'état des lieux (ou charger l'application)
• Apporter un smartphone chargé pour les photos horodatées
• Vérifier que l'électricité, l'eau et le gaz sont en service
• Apporter une ampoule de test pour vérifier les douilles
• Prévoir 45 minutes à 1 heure pour un T2, 1h à 1h30 pour un T3/T4
• Relire l'état des lieux d'entrée (pour la sortie)
• Apporter les doubles de clés pour vérification

La méthode systématique : sens horaire, de haut en bas

Pour chaque pièce, procédez dans l'ordre suivant (sens des aiguilles d'une montre en partant de la porte) :

1. Porte : ouvrant, bâti, poignée, serrure, seuil
2. Mur gauche : du plafond au sol, noter chaque défaut avec sa localisation
3. Fenêtre : vitrage, menuiserie, poignée, fermeture, volet/store, rebord
4. Mur face : idem
5. Mur droit : idem
6. Mur porte (au-dessus et autour) : idem
7. Plafond : fissures, tâches, luminaire
8. Sol : revêtement, état général, zones d'usure, plinthes
9. Prises et interrupteurs : nombre, fonctionnement, état des plaques
10. Chauffage : type de radiateur, état, fonctionnement

Points spécifiques par type de pièce

Cuisine — En plus des éléments standard :

• Évier : état de la cuve, robinet, test d'écoulement
• Plan de travail : état, joints avec le mur
• Meubles hauts et bas : portes, charnières, tiroirs
• Crédence : état, propreté, joints
• Équipements : four (test), plaques (test de chaque foyer), hotte (test aspiration et éclairage)
• VMC : grille propre, aspiration fonctionnelle (test avec une feuille de papier)

Salle de bain / WC :

• Baignoire ou douche : état du bac, robinetterie, pommeau, joints silicone, paroi
• Lavabo : état, robinet, évacuation, meuble vasque
• WC : état de la cuvette, abattant, chasse d'eau (test), fixation au sol
• Carrelage mural : état, joints (moisissures, fissures)
• Ventilation : VMC, fenêtre, grille d'aération

Annexes (cave, parking, jardin) :

• Cave : porte, serrure, état des murs et du sol, humidité
• Parking : numéro d'emplacement, état du sol, porte de garage
• Jardin/terrasse : revêtement, clôture, portail

Le vocabulaire normalisé : soyez précis

Pour que l'état des lieux soit juridiquement exploitable, utilisez un vocabulaire objectif et quantifié :

Règle d'or : ne vous contentez jamais de « bon état ». Décrivez chaque défaut avec précision : « 3 trous de cheville non rebouchés sur le mur nord, diamètre environ 6 mm », « rayure de 15 cm sur le parquet à 50 cm de la fenêtre », « trace d'humidité de 20 × 30 cm au plafond, angle nord-est ».

La grille de vétusté : votre meilleur allié pour les retenues

Principe

Depuis la loi ALUR de 2014, une grille de vétusté peut être annexée au bail. Elle fixe la durée de vie théorique de chaque élément et un taux d'abattement annuel. Son utilisation est facultative mais fortement recommandée car elle objectivise les retenues et réduit considérablement les contestations.

Grille de vétusté de référence (accord collectif FNAIM)

Exemple de calcul concret

Un locataire abîme un mur peint après 5 ans d'occupation :

• Peinture refaite à neuf à l'entrée du locataire
• Durée de vie : 7 ans, franchise : 2 ans, abattement : 15 %/an
• Années de vétusté après franchise : 5 - 2 = 3 ans
• Abattement total : 3 × 15 % = 45 %
• Coût de la réfection : 800 €
• Retenue justifiable : 800 × (1 - 0,45) = 440 €

Sans grille de vétusté, le juge apprécie souverainement, souvent en faveur du locataire. Avec la grille annexée au bail, le calcul est objectif et difficilement contestable.

Les retenues sur le dépôt de garantie

Ce que vous pouvez retenir

Vous pouvez retenir sur le dépôt de garantie les montants correspondant :

• Aux dégradations constatées par comparaison entre l'état des lieux d'entrée et de sortie (après application de la grille de vétusté)
• Aux loyers ou charges impayés
• Aux réparations locatives non effectuées par le locataire (liste fixée par le décret du 26 août 1987)

Pièces justificatives obligatoires : factures, devis ou, à défaut, justification chiffrée des montants retenus. Les retenues forfaitaires sans justification sont systématiquement rejetées par les tribunaux.

Distinction usure normale vs dégradation

Délais de restitution du dépôt de garantie

Provision sur charges en copropriété : le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en attendant l'arrêté annuel des comptes, puis régulariser dans le mois suivant l'approbation des comptes.

Les 5 litiges les plus fréquents et comment les éviter

Litige n°1 : le locataire conteste les retenues sur le dépôt de garantie

Fréquence : 45 % des litiges locatifs selon la CDC. Cause : un état des lieux d'entrée trop vague (« bon état général »). Solution : description ultra-détaillée avec photos horodatées pour chaque pièce et chaque équipement.

Litige n°2 : le locataire refuse de signer l'état des lieux de sortie

Fréquence : environ 15 % des départs. Solution : faire appel à un commissaire de justice (132 à 232 €, partagé 50/50). L'état des lieux dressé par le commissaire a une force probante supérieure à un état des lieux amiable.

Litige n°3 : les clés ne sont pas restituées

Le locataire doit restituer toutes les clés remises lors de l'entrée. Si des clés manquent, vous pouvez retenir le coût du remplacement de la serrure (150 à 300 € pour une porte d'entrée).

Litige n°4 : désaccord sur la notion de vétusté

Solution : la grille de vétusté annexée au bail dès la signature. Sans cette grille, le juge apprécie souverainement, avec une tendance à réduire les retenues.

Litige n°5 : dégradations découvertes après la signature de l'état des lieux de sortie

Une fois l'état des lieux de sortie signé, vous ne pouvez plus revenir dessus, sauf vice caché (canalisation volontairement bouchée, défaut électrique dissimulé). Conseil : prenez votre temps et testez systématiquement tous les équipements le jour de la sortie.

Jurisprudence essentielle pour le bailleur

Cour de cassation, 3e chambre civile, 4 mars 2021 (n° 20-14.397)

Principe : l'absence de photos dans l'état des lieux d'entrée ne le rend pas nul, mais rend plus difficile la preuve des dégradations. Leçon : prenez systématiquement des photos horodatées en complément.

Cour de cassation, 3e chambre civile, 12 novembre 2020 (n° 19-22.432)

Principe : le bailleur ne peut pas facturer au locataire le remplacement complet d'un élément si seule une réparation était nécessaire. Le principe de proportionnalité s'applique. Leçon : chiffrez les retenues au plus juste.

Cour d'appel de Paris, 7 février 2019

Principe : un état des lieux rédigé de manière trop vague (« bon état général ») ne permet pas de justifier des retenues, même en cas de dégradations évidentes à la sortie. Leçon : soyez précis et exhaustif dans chaque description.

Cour de cassation, 3e chambre civile, 3 mai 2018 (n° 17-14.638)

Principe : le locataire qui n'a pas signalé de défaut dans les 10 jours suivant l'état des lieux d'entrée ne peut plus contester l'état décrit (sauf chauffage). Leçon : informez votre locataire de ce droit, cela sécurise juridiquement le document.

Les outils numériques pour l'état des lieux en 2026

Comparatif des applications spécialisées

Avantages du numérique vs papier

• Horodatage automatique des photos (preuve de date, valeur probante renforcée)
• Signature électronique conforme eIDAS (même valeur juridique que la signature manuscrite)
• Comparaison automatique entrée/sortie (génération des écarts en un clic)
• Archivage sécurisé dans le cloud (pas de risque de perte du document papier)
• Envoi instantané aux deux parties par email
• Gain de temps : 30 à 45 minutes au lieu de 1h30 en moyenne

Les coûts cachés d'un mauvais état des lieux

Un état des lieux bâclé peut vous coûter plusieurs milliers d'euros. Voici les coûts courants de remise en état :

Scénario réaliste : un locataire quitte un T2 après 3 ans. Murs jaunis par la cigarette, moquette tachée, deux portes endommagées, robinet de cuisine qui fuit. Coût de remise en état : environ 4 500 à 6 000 €. Si l'état des lieux d'entrée était vague, vous ne retiendrez que le dépôt de garantie (700 à 800 € en moyenne pour un T2 en province). La différence est à votre charge.

Modèle de lettre de retenue sur dépôt de garantie

[Nom du bailleur]

[Adresse du bailleur]

[Nom du locataire]

[Nouvelle adresse du locataire]

[Ville], le [date]

Objet : Restitution partielle du dépôt de garantie — [adresse du logement]

Madame, Monsieur,

Suite à votre départ du logement situé au [adresse complète] en date du [date de sortie] et à l'état des lieux de sortie réalisé contradictoirement le même jour, je vous informe de la restitution partielle de votre dépôt de garantie.

Dépôt de garantie versé : [montant] euros

Retenues justifiées :

Montant restitué : [dépôt - retenues] euros

Checklist complète état des lieux

À l'entrée

• [ ] Formulaire conforme au décret 2016-382 (2 exemplaires ou application numérique)
• [ ] Relevés de compteurs (eau, électricité, gaz) avec index exact
• [ ] Inventaire des clés avec nombre exact par accès
• [ ] Description pièce par pièce avec vocabulaire précis et quantifié
• [ ] Photos horodatées de chaque pièce et de chaque défaut
• [ ] Test de tous les équipements (robinets, prises, volets, chauffage)
• [ ] Signature des deux parties avec date
• [ ] Remise d'un exemplaire à chaque partie
• [ ] Information du locataire sur le délai de 10 jours pour compléter
• [ ] Grille de vétusté annexée au bail

À la sortie

• [ ] État des lieux d'entrée en main pour comparaison
• [ ] Même formulaire et même méthodologie qu'à l'entrée
• [ ] Photos comparatives (mêmes angles qu'à l'entrée)
• [ ] Restitution de toutes les clés vérifiée
• [ ] Relevés de compteurs finaux
• [ ] Chiffrage des dégradations avec application de la grille de vétusté
• [ ] Devis ou factures pour justifier les retenues
• [ ] Signature ou convocation d'un commissaire de justice en cas de refus
• [ ] Restitution du dépôt de garantie dans les délais légaux (1 ou 2 mois)

FAQ

L'état des lieux doit-il être réalisé le jour de la remise des clés ?

Oui, l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que l'état des lieux est établi lors de la remise et de la restitution des clés. Un état des lieux daté différemment de la remise des clés crée une incertitude juridique sur l'état réel du logement au moment du transfert de responsabilité.

Peut-on refuser de signer l'état des lieux ?

Oui, chaque partie peut refuser de signer en cas de désaccord. L'état des lieux est alors réputé non établi de manière amiable. L'une ou l'autre des parties peut faire appel à un commissaire de justice, dont les frais sont partagés par moitié.

Le locataire peut-il contester l'état des lieux de sortie après l'avoir signé ?

En principe, la signature vaut acceptation du contenu. Le locataire peut contester devant le tribunal s'il démontre un vice du consentement (erreur, dol ou violence) ou si le document comporte des irrégularités. En pratique, les tribunaux sont peu enclins à remettre en cause un état des lieux signé, sauf cas flagrant.

Combien de temps conserver l'état des lieux ?

Conservez l'état des lieux pendant toute la durée du bail et au moins 3 ans après le départ du locataire (délai de prescription des actions en matière de bail d'habitation, article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989).

Les photos ont-elles une valeur juridique ?

Les photos ont une valeur probante devant les tribunaux, mais elles ne remplacent pas l'état des lieux écrit. Elles constituent un complément indispensable. Pour maximiser leur force probante : horodatez-les, faites-les en présence du locataire et annexez-les à l'état des lieux écrit.

Que faire si le locataire ne se présente pas pour la sortie ?

Envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec AR en proposant au moins deux dates et horaires. Si le locataire ne se présente toujours pas, faites réaliser un état des lieux par un commissaire de justice. Les frais seront partagés par moitié, mais vous aurez un document juridiquement incontestable.

Conclusion : 2 heures de rigueur pour économiser 5 000 €

L'état des lieux est un investissement de temps qui rapporte énormément. Deux heures de rigueur à l'entrée et à la sortie peuvent vous éviter des milliers d'euros de litiges et de réparations non couvertes. Retenez ces trois principes fondamentaux :

1. Soyez exhaustif : chaque élément non documenté est un élément que vous ne pourrez pas facturer
2. Soyez précis : « bon état » ne veut rien dire juridiquement ; « parquet chêne, 3 rayures superficielles côté fenêtre (< 10 cm) » est opposable
3. Photographiez tout : une image horodatée vaut mille mots devant un tribunal

Pour calculer l'impact des frais de turn-over sur la rentabilité de votre investissement, utilisez le simulateur RentaImmo qui intègre ces coûts dans le calcul du rendement net.